Fonlanan akademik projelerinizi iş paketleriyle yönetin

Öneride yazılan iş planı neden proje başlayınca dağılır?

Fonlanan bir araştırma projesi, öneride söz verilen bir iş planıyla başlar: iş paketleri, her pakette sorumlu araştırmacılar, ay ay dağıtılmış faaliyetler, ara ve sonuç raporlarının tarihleri. Proje başladıktan sonra bu plan çoğu zaman öneri belgesinde kalır; ekip günlük işleri başka yerde izler ve rapor dönemi geldiğinde neyin yapıldığı geriye dönük toplanır.

Ekip yapısı da işi zorlaştırır. Yürütücü, araştırmacılar, bursiyerler ve danışmanlar farklı kurumlarda, farklı ders yükleriyle çalışır. Bir iş paketindeki gecikme başka bir paketin girdisini bekletir; yayınlar proje takviminden bağımsız bir hızla ilerler ve bu kaymalar çoğu zaman ancak rapor yazılırken fark edilir.

YouReply Yönetim öneri aşamasındaki iş planını yaşayan bir projeye çevirir. İş paketleri zaman çizelgesinde çubuk olur, raporlar kilometre taşı olur, planlanan ve gerçekleşen tarihler ile bütçe brifingde durur. Rapor dönemi geldiğinde neyin bittiğini aramak yerine proje özetine bakarsınız.

Fonlanan projeler için yetenekler

• İş paketleriyle gruplanan zaman çizelgesi

  Gantt görünümü görevleri iş paketlerine göre gruplar; paket satırı ile altındaki işler birlikte görünür. Bağımlılıklar ok olarak çizilir; bir paketin gecikmesi başka bir paketin tarihini bozuyorsa bağ işaretlenir, projenin bitişini belirleyen işler kritik yol olarak vurgulanır.

• Brifingte projenin künyesi

  Araştırma brifingi proje başlığını, araştırma problemini, amacı, araştırma sorularını, yöntemi, hedef kitleyi, planlanan örneklemi, planlanan ve gerçekleşen tarihleri ve bütçe alanını bir arada tutar. Projeye sonradan katılan bir araştırmacı, neyin amaçlandığını öneri belgesini aramadan okur.

• Raporlama dönemlerine hazır proje özeti

  Durum dağılımı, öncelik, ekip yükü, iş paketi ilerlemesi, tamamlanma eğilimi ve dönemsel ilerleme hızı tek sayfadadır. Ara rapor yazarken dönem içinde neyin kapandığını hatırlamaya çalışmazsınız; her görevin alan alan değişiklik geçmişi de kayıtlıdır.

• Çok kurumlu ekip için roller

  Çalışma alanında Yönetici, Proje Yöneticisi, Ekip Üyesi ve İzleyici; projede Sorumlu, Katkıcı ve İzleyici rolleri vardır. İlerlemeyi yalnızca görmesi gereken bir danışman ya da paydaş İzleyici olarak eklenir ve değişiklik yapamaz. Yetki denetimi tarayıcıda değil sunucuda uygulanır.

• Dönem dönem çalışma planı

  Planlanan işler görünümünde üç ya da altı aylık çalışma dönemleri açabilir, her döneme bir hedef yazabilirsiniz. Dönem sonunda bitmeyen işleri sonraki döneme taşıyabilirsiniz; dönem özeti o dönemde neyin tamamlandığını gösterir.

Akademik araştırma yönetimi hakkında sık sorulanlar

Önerideki iş planını projeye nasıl aktarırım?

Her iş paketini bir iş paketi olarak, altındaki faaliyetleri görev ve alt görev olarak oluşturun; başlangıç ve teslim tarihlerini girdiğinizde zaman çizelgesinde çubuklar çizilir. Paketler arası girdi ilişkilerini “engelliyor” bağlantısıyla kurarsınız. Benzer projeleri sık yürütüyorsanız başlangıç iş paketlerini bir proje şablonuna koyabilirsiniz.

Ara ve sonuç raporlarını nasıl izlerim?

Her rapor tarihini bir kilometre taşı olarak oluşturup o döneme ait görevleri bağlayın. Kilometre taşı tamamlanma oranını gösterir; açık iş varken kapatılırsa bu işaretlenir ama engellenmez. Rapor sonrası ek çalışma istenirse kilometre taşını yeniden açabilirsiniz.

Bütçeyi ne kadar ayrıntılı izleyebilirim?

Brifingte planlanan ve gerçekleşen bütçe için bir alan vardır; ayrı bir bütçe modülü, harcama kalemi ya da belge tutulmaz. Ekipman alımı, saha hizmeti ya da yayın ücreti gibi harcama gerektiren işleri görev olarak planlayıp sorumlusu ve teslim tarihiyle izleyebilirsiniz.

Farklı üniversitelerden araştırmacılar aynı projede çalışabilir mi?

Evet. Kişiler aynı çalışma alanına eklenir, merkezî YouReply hesaplarıyla oturum açar ve projede Sorumlu, Katkıcı ya da İzleyici rolü alır. Ücretsiz plan 2 etkin proje ve 5 koltuk içerir; ihtiyacınız olan koltuk sayısına göre planları fiyat sayfasında karşılaştırabilirsiniz.

Proje bitince yayın işlerini izlemeye devam edebilir miyim?

Evet. Yayınlar aşamasında her makaleyi görev, revizyon turlarını alt görev olarak izleyebilirsiniz. Tüm işler bittiğinde projeyi arşivleyebilirsiniz; projeler silinmez ve sonradan gelen bir revizyon için geri alınabilir.

Tüm soruları görün